Een incassobureau inschakelen is een hele stap en doe je niet zomaar. Of je nu een particulier bent, een bedrijf of een overheidsinstelling, waarschijnlijk wordt de relatie met jouw debiteuren slechter op het moment dat je de vordering uit handen geeft.
Betaaltermijn vastleggen
De eerste en beste stap die je kunt nemen is dat er duidelijk wordt afgesproken wat de betaalafspraken zijn en vooral wat het betaaltermijn zijn. Gaat het om een eenmalige betaling? Of gaat het om meerdere betalingen? Hoeveel moet er exact worden betaald en hoelang met jouw debiteur erover doen? Door deze vragen aan jezelf te stellen en met de debiteur te communiceren zorg je dat er geen onduidelijkheid ontstaat en voorkom je situaties waarbij de debiteur zich niet kon voorbereiden op de betaling.
Standaardtermijnen voor bedrijven zijn een betaaltermijn van 14 of 30 dagen, waar overheidsinstellingen vaak 60 of 90 dagen hanteren. Als de betaaltermijn is verlopen kun je, doordat deze duidelijk was, makkelijk over gaan op acties al herinneren, bellen en zo nodig zelfs aanmanen van jouw debiteur.
Incassobureau inschakelen
In principe kan de vordering uit handen worden gegeven als deze ‘direct opeisbaar’ is nadat de betaaltermijn is verstreken. Het is alleen verstandig, mede voor de klantrelatie, om eerst zelf jouw debiteur te herinneren en zo nodig aan te manen. Op basis van het juridische deel is alleen een ingebrekestelling nodig, maar we weten allemaal dat we weleens een factuur vergeten. Om die reden is het dan ook verstandig om je debiteur de gelegenheid te geven om dit op te lossen.
Het incassobureau inschakelen gebeurt meestal na de aanmaning waarin je hebt aangegeven dat alle volgende kosten voor de rekening van de debiteur komen. Meestal zit je dan minstens 30 dagen na de uiterste betaaldatum. Let erop dat in de aanmaning de juiste woorden en bedragen zijn genoemd om eventueel in een gerechtelijke procedure aanspraak te kunnen maken op een veroordeling van de debiteur in de incassokosten.
Incassobureau inschakelen in het buitenland
Als er sprake is van een internationale vordering, dan moet er goed gekeken worden naar het geldend recht zoals overeengekomen maar ook naar goede vertalers. Als je een incassobureau inschakelen in het buitenland aan de orde, is het verstandig om ook te informeren naar native speaking medewerkers zodat de taalbarrière geen probleem kan zijn in het incassotraject. Vaak kan je ook het incassobureau Arnhem inschakelen om internationale openstaande facturen op te halen.
Het is wel verstandig er rekening mee te houden dat kleine vorderingen internationaal lastig te verhalen zijn via een gerechtelijke procedure en veel tijd kosten. De vertalingen, mogelijke internationale wetgeving en afstemming van de documenten kan veel tijd en geld met zich mee brengen. Voordat je overgaat tot een gerechtelijke procedure is het aan te raden een goede afwezig te maken van de kosten en baten.
Incassobureau inschakelen doe je niet zomaar, het is een grote stap en je kunt met goede betaalafspraken en –termijnen meer procedures voorkomen dan je in eerste instantie zou denken. Als het niet anders kan, zoek dan een incassobureau dat bij jou en je debiteur past om tot een oplossing te komen.